6 funciones de Google Docs para crear mejores documentos

09/09/2022

Índice de Contenido

Ahorrar tiempo es una de las ventajas que tienen muchas herramientas de internet, siempre buscamos la manera de hacer las cosas más rápido, para aumentar nuestra productividad o tener más tiempo libre para otros asuntos.

Aunque también hay otros casos en donde solo buscamos trucos o herramientas para hacer mucho mejor las cosas que hacemos con regularidad, una de ellas es la creación de documentos de texto, como es en el caso de Google Docs, por eso veamos algunas funciones que quizás estés desaprovechando y que al implementarlas lograras ahorrar tiempo y crear mejores documentos.

Insertar una lista desplegable para elegir elementos fácilmente

Si tiene un documento que contiene detalles que se actualizan de manera constante, puedes insertar y personalizar una lista desplegable. Esto te permite a ti o a tu equipo elegir el elemento de una lista en lugar de escribir, formatear o ingresar información incorrecta.

Para hacer esto, solo debes seleccionar la pestaña Insertar y elija "Desplegable".

Notaras un par de menús desplegables preestablecidos relacionados con el estado del proyecto y el estado de revisión, los cuales sirven de guía y ejemplos. Para ver los elementos de la lista, desplace el cursor sobre ese ajuste preestablecido en la lista. Si usa un ajuste preestablecido, puedes editarlo para que se ajuste a sus necesidades.

También puedes crear tu propia lista seleccionando "Nuevo menú desplegable" en el cuadro Menús desplegables de documentos. Luego, asigne un nombre a la lista, ingrese los elementos de tu lista, elija los colores y presiona "Guardar" y listo.

Facilite acceso rápido a los lectores mediante enlaces

Google Docs de por si es una aplicación que funciona directamente en la nube, por lo tanto emplear enlaces no es para nada complicado pero ayuda muchísimo a sus lectores a ahorrar tiempo en ir a puntos clave del contenido o ampliar la información suministrada.

Para añadir enlaces a su documento seleccione el texto, la imagen o el objeto que desea vincular y haga clic en el botón Insertar vínculo en la barra de herramientas o vaya a Insertar > Vínculo, en el menú.

Cuando coloque el cursor sobre el enlace, verá aparecer el clip de vista previa. Seleccione el enlace para abrirlo en una nueva pestaña del navegador (a menos que sea para una ubicación en su documento).

Añada una tabla de contenido para la navegación

Hablando de enlaces, también podemos crear una tabla de contenido en un documento, las cuales son de gran utilidad cuando trabajamos con contenido muy amplio y nos ayuda a estructurar la información.

Google Docs ofrece una característica útil para insertar una tabla de contenido y mantenerla actualizada. Vaya a Insertar, muévase a Tabla de contenido y elija uno de los estilos en el menú emergente.

Deberás formatear tus secciones con encabezados. Luego se mostrarán en la tabla de contenido automáticamente. A medida que agrega o elimina encabezados en su documento, puede actualizar la tabla de contenido. Seleccione la tabla y haga clic en el icono de actualización.

Usar tablas para estructurar el texto de tu documento

Hay detalles de un texto que se ven mejor representados en una tabla. Puedes insertar una tabla fácilmente en Google Docs e incluso consultar una de las útiles plantillas predefinidas que tiene.

Para añadir una a su documento seleccione la pestaña Insertar, muévase a Tabla y elija el número de columnas y filas. Cuando aparezca la tabla, introduzca sus datos en ella.

Puedes dar formato a la fuente en la tabla con negrita o colores, añadir imágenes, vínculos, ordenar la tabla para una fácil visualización y reorganizar las filas y columnas si deseas mostrar los datos de manera diferente. Entonces, no solo la tabla se ve bien, sino que simplifica la manipulación del texto.

Por otra parte, Google Docs también proporciona algunas plantillas de tablas prediseñadas, puedes usar un seguimiento de revisiones, activos del proyecto o un seguimiento de contenido, entre otras.

Cada plantilla tiene encabezados y listas desplegables para incluir fácilmente los datos que necesita. Pero, por supuesto, puede editar cada plantilla para que se ajuste a sus necesidades.

Use marcadores para saltar a ubicaciones de documentos

Como ya se mencionó anteriormente, agregar enlaces a un documento es útil para sus lectores. Y debido a que también puede vincular puntos en su documento usando esa función, considere agregar un marcador.

Es posible que tenga una tabla, un nombre o un texto específico que no tenga formato de encabezado para incluirlo en el esquema o la tabla de contenido.

Al usar un marcador, sus lectores pueden saltar directamente a esa ubicación en el documento. Además, puede copiar el enlace de un marcador si desea compartirlo en un correo electrónico o en un chat.

Para añadirlo simplemente seleccione el texto o el elemento que desea marcar. Vaya a la pestaña Insertar y elija "Marcador".

Veras el icono de marcador adjunto al texto o elemento. Desde allí, puede usar el ícono de copiar para tomar el enlace y compartirlo en cualquier otro lugar de Internet.

Para agregar un enlace al marcador en su documento, siga los pasos anteriores para insertar un enlace. Luego, elija "Títulos y marcadores" en la parte inferior del menú emergente y elija el marcador.

Agregue un resumen y un esquema para una descripción general

Para dar a sus lectores una visión general de su documento, puede utilizar las funciones integradas de resumen y esquema.

Seleccione el ícono Mostrar esquema del documento en la parte superior izquierda de su documento. Si no lo ve, vaya a Ver y elija "Mostrar esquema".

Si desea incluir un resumen, haga clic en el signo más y escriba su texto.

Para usar el esquema, formatee las secciones de su documento con encabezados. Seleccione un título, vaya a Formato > Estilos de párrafo y elija un nivel de título en el menú emergente.

El esquema se actualiza automáticamente para incluir sus encabezados. Si usa diferentes niveles de encabezado, también verá la jerarquía en el esquema. Sus lectores pueden seleccionar un elemento en el esquema para dirigirse directamente a esa sección de su documento fácilmente.

Ya sea que use una tabla para una apariencia limpia, una lista desplegable para ingresar fácilmente elementos, un resumen y un esquema para obtener una descripción general, estas diversas funciones de Google Docs pueden hacer que sus documentos sean más atractivos y útiles para sus lectores así que te invitamos a implementarlas y sacarles el máximo provecho.

admin_TechApps

Disfruta de todo el contenido y enterate de todas las novedades en aplicaciones, tecnologio o windows.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.

Subir

Este sitio web utiliza cookies para garantizar que obtenga la mejor experiencia en nuestro sitio web. Permitir